Величезною і окремою ділянкою архівної роботи вважаються ті питання, які стосуються оформлення документів до їх здачі в архів організації. Саме тому вони заслуговують серйозної уваги, оскільки при проведенні цієї стадії роботи з документами найчастіше відбуваються різні методичні та практичні помилки, які в майбутньому можуть викликати негативні наслідки в роботі архіву.
Інструкція
1. Всі роботи, які стосуються передачі в архів документів, включаючи папери особового складу, прийнято підрозділювати на наступні стадії:- насамперед необхідно провести формування документів у поточному провадженні та після його закінчення; - після формування справ їх треба оформити відповідно до всіх встановлених правил; - потім проведіть експертизу цінності та підготуйте до архівного зберігання; - проведіть опис усіх документів, що передаються до архіву організації; - на останньому етапі зробіть передачу офіційних паперів до архіву організації.
2. Спочатку слід провести правильне формування документів, що відносяться до особового складу в певні комплекси, тобто в справи. У спеціальні папки слід формувати такі офіційні папери, як накази по різноманітних сторонах діяльності співробітників компанії, по особовому складу, які мають різні часові рамки, відведені для їх зберігання. Даний етап необхідно виконувати, тому що деяка частина наказів, які стосуються особового складу, присвячена виключно дійсним питанням, що впливають на місце роботи, а також на преміювання співробітників і переміщення за робочою посадою. Такий вид паперів необхідно зберігати в архіві підприємства не менше сімдесяти п 'яти років. Разом з цим, найбільша частина наказів, які відносяться до складу особового, відображає оперативні питання діяльності працівників компанії: накази про відрядження, по чергуваннях, відпустках і так далі. Такі документи слід зберігати протягом п 'яти років. Для зручності користування пошуком і полегшення роботи в різні справи слід формувати папери п 'ятирічного періоду і сімдесяти п' ятирічного терміну.
3. Необхідно правильно сформувати особові рахунки працівників підприємства та всіх службовців, які стосуються даних про оплату праці суворо в алфавітному порядку. Всі папери в особистих папках слід розташовувати тільки в хронологічному порядку за датою їх надходження. Також необхідно на всі папери, розташовані в папці, скласти архівний опис, який містить такі реквізити, як:порядковий номер паперу, включеного до опису; - кількість аркушів у документі; - дата і номер документа (якщо в цьому є необхідність); - підсумковий запис про кількість аркушів паперів, включених в особову справу;