На підприємстві щодня видається велика кількість наказів. Часто виникає необхідність ознайомити з ними причетних працівників. Наприклад, накази по особовому складу оформляються на бланках уніфікованих форм, які мають рядок "Ознайомлений". Ігнорування цієї вимоги може призвести до небажаних наслідків, аж до судового розгляду та скасування виданого наказу.
Інструкція
1. Вирішіть, хто на підприємстві відповідає за ознайомлення. Найчастіше - це працівник відділу управління персоналом і секретар або діловодець. Перший знайомить працівників з наказами по особовому складу. Це і накази про прийом, переведення, переміщення, відпустку, заохочення та стягнення тощо. Зробити це необхідно протягом 3-х робочих днів. Запис про ознайомлення робиться нижче підпису керівника: ставиться особистий підпис працівника, дата ознайомлення.
2. Секретар знайомить працівників з наказами щодо основної діяльності підприємства. Так, наприклад, необхідно ознайомити причетних працівників з наказами про створення всіляких комісій, про проведення перевірок, про введення нових положень тощо. Якщо ознайомленню підлягає велика кількість осіб, допускається оформляти його на окремому аркуші - додатку до наказу. На ньому обов "язково має бути зазначено, що це" Лист ознайомлення з наказом від 17.06.2009р № 196 ". В іншому вимоги ті ж самі - підпис ознайомленого працівника та дата ознайомлення.
3. Виникають ситуації, коли виконати цю вимогу буває складно. Наприклад, якщо працівники працюють і проживають у значному віддаленні від адміністрації підприємства, або ж працівник відмовляється від ознайомлення з наказом, його неможливо знайти для ознайомлення тощо. Отже, як вийти з положення, якщо структурний підрозділ розташований в іншій місцевості? У цьому випадку виникає необхідність дистанційних методів передачі інформації. Це може бути і електронна пошта, і факс, і відомча експедиція. Безпосередній обов 'язок щодо ознайомлення з наказами в цьому випадку лягає на плечі керівників віддалених структурних підрозділів.
4. У тому ж випадку, коли працівник відмовляється від ознайомлення, складається акт відмови від підпису в наказі. При цьому потрібно дотриматися двох обов 'язкових умов: свою відмову працівник повинен висловити безумовно і в присутності кількох осіб; акт підписується не менш ніж трьома свідками. У наказі робиться відповідний запис.
5. Найскладніший випадок виникає тоді, коли працівник не виходить на роботу, не відгукується на телефонні дзвінки і відсутній за місцем проживання. Роботодавець повинен використовувати всі можливості розшукати працівника і негайно відправити йому лист з повідомленням.