Багато великих компаній для вирішення певних питань відправляють фахівців, що працюють в них, у відрядження в інше місто або іншу країну. Організації зобов 'язані відшкодовувати своїм співробітникам витрати, вироблені під час поїздки, за рахунок фінансів фірми. Відрядженим працівникам необхідно своєчасно подати документи, які є підтвердженням витрат і додатком до авансового звіту.
Вам знадобиться
- - документи працівника;
- - документи організації;
- калькулятор;
- - локальний акт про розмір витрат у відрядженні;
- - бланк авансового звіту;
- - документи, що підтверджують витрати під час відрядження;
- - оформлені документи у відрядження.
Інструкція
1. Коли працівник виїжджає у відрядження, роботодавець повинен оформити всі документи належним чином. До цих документів слід відносити наказ на відрядження, службове завдання, відрядне посвідчення.
2. Після повернення з відрядження співробітнику потрібно заповнити звіт про відрядження, який заповнюється в бланку службового завдання, виданого ним при відправленні. Працівнику у звіті потрібно відобразити виконання мети відрядження, заради якої його фірма і направляла. У звіті має бути зазначено перелік документації, яка передавалася фахівцеві з метою укладення контрактів та підписання з боку партнерів (якщо це входило в причину відправлення у відрядження).
3. Протягом трьох днів після повернення з поїздки відряджений працівник повинен заповнити авансовий звіт за формою АО-1. У ньому йому необхідно розрахувати загальну суму витрат, вироблених у відрядженні. До їх числа входять добові, розмір яких контролює організація локальними актами або колективними договорами, оплата за проїзд, проживання та інші витрати, узгоджені з роботодавцем.
4. Всі витрати повинні бути підтверджені документально, крім добових. Перелік документів необхідно прописати на другому аркуші авансового звіту (із зазначення їх найменувань і сум).
5. Як правило, перед тим як співробітнику виїхати у відрядження, в бухгалтерії йому видаються підзвітні грошові кошти. Якщо працівник витратив таку ж суму, відобразив її у звіті, підтвердив документально, то перерахунок не робиться. Якщо співробітнику необхідно було продовжити відрядження або йому потрібно було перебувати в іншому місті у вихідний день і виконувати трудову функцію, то перерахунок ведеться бухгалтером з урахуванням усіх нюансів. У цьому випадку фахівцеві виплачується різниця між виданою і витраченою сумами. Коли працівнику видалася більша сума, чим він витратив за час відрядження, то залишок він повинен повернути в касу організації.
6. Слід враховувати, що сума авансового звіту затверджується керівником підприємства. Після цього проводиться нобхідний перерахунок.