Від правильної організації складського обліку залежить багато. Склади повинні оперативно постачати виробництво матеріалами, комплектувати готовою продукцією, відвантажувати тощо. А для цього необхідно вчасно подавати повну інформацію про наявність або рух товару. Можна враховувати товар в одиницях вимірювання, штуках або в упаковках. Також прийнятний партійний облік.
Інструкція
1. Виберіть найбільш прийнятний для вас метод складського обліку: сортовий або партійний.
2. При сортовому способі товар зберігається на складі за найменуваннями. Для полегшення обліку бажано присвоїти кожному його виду номенклатурний номер (артикул). Кожен товар, що знову надійшов, приєднується до продукції того ж найменування. Матеріально-відповідальні особи повинні вести облік товарів у натуральному вираженні (наприклад, у кілограмах, в упаковках або в штуках). Облік ведеться на основі прибуткових і видаткових товарних документів у спеціальних журналах (на папері або в електронному вигляді).
3. При партійному способі кожна партія, що знову надійшла, зберігається окремо від раніше отриманого товару. На неї заводиться спеціальна картка обліку із зазначенням кількості товару в партії і дати надходження. Цей метод прийнятний при обліку насипних товарів або якщо склад обробляє всього один вид продукції.
4. Відпускається товар за накладними, в яких зазначається отримувач, дата відвантаження, найменування (артикул), кількість і вартість. При виявленні бракованої продукції складається акт на списання. Будь-який рух товару має бути задокументовано.
5. Всі складські документи здаються в бухгалтерію, де їх перевіряють і ставлять на облік у кількісному і грошовому вираженні, або списують з обліку (якщо документ видатковий). Для забезпечення точності обліку бажано вести бухгалтерський і складський облік паралельно і періодично проводити звірки даних.
6. Якщо асортимент товарів широкий, то потрібно організувати адресну систему зберігання. При цьому весь склад розбивається на комірки з унікальними номерами (можна використовувати буквено-цифрові позначення) і в картці обліку товару вказується адреса, на якій той зберігається. Цей метод дозволяє швидко відшукати потрібну продукцію, а також полегшує проведення інвентаризацій.
7. Повна інвентаризація повинна проводитися мінімум раз на рік. Але для більш точного обліку бажано проводити її не рідше, ніж раз на місяць. Інвентаризація - це процедура звірки фактичної наявності товару (шляхом фізичного підрахунку) та облікових даних. За результатами звірки проводиться коригування облікових даних, якщо є розбіжності.