Важливість проведення різних корпоративних заходів розуміє серйозний керівник фірми, оскільки з їх допомогою можна з найбільшим ефектом виконати цілий ряд завдань. Зокрема, здружити колектив і сформувати команду, провести навчання співробітників, створити позитивний імідж компанії, налагодити співпрацю з партнерами, просунути послуги компанії і т. п. Але це досягається тільки в тому випадку, якщо корпоративний захід має чітко поставлені цілі і добре організовано.
Інструкція
1. Визначте цільову аудиторію та учасників вашого заходу. Це можуть бути співробітники фірми, гості - представники влади, VIP-персони, партнери - наявні та потенційні, журналісти тощо. Якщо захід закритий, тобто проводиться виключно для ваших співробітників, важливо врахувати вік, інтереси, інтелектуальний рівень учасників.
2. Обміркуйте основну ідею корпоративу. Виходячи з цього, ви зрозумієте, яким чином сповістити учасників, вибрати приміщення, оформити зал, які ведучі потрібні, як продумати розважальну частину тощо. Від ідеї залежить форма заходу. Якщо ви хочете створити більш тісні, неформальні відносини між запрошеними, доречно буде організувати розважальний захід, де багато часу буде приділено неформальному спілкуванню, командним заняттям-тренінгам. Якщо ж ваша мета - показати компанію гостям, формат повинен бути більш офіційним.
3. Перш ніж зайнятися безпосередньо сценарієм заходу, непогано познайомитися з відеороликами попередніх заходів, якщо вони проводилися. Можна також побувати на подібних корпоративах у конкурентів або ваших колег. Після цього ви, ймовірно, зможете уникнути багатьох помилок і придумаєте оригінальну ідею для свого заходу.
4. Продумайте і напишіть чіткий і дуже докладний сценарій майбутнього корпоративу. Позначте етапи його проведення, розподіліть обов 'язки між людьми, складіть хронометраж кожної події буквально по хвилинах. Всі учасники повинні знати, хто за ким виступає, регламент виступів, коли і які будуть паузи, кава-брейк або фуршет тощо. Якщо це необхідно, призначте координатора проекту, який буде контролювати виконання всіх частин плану і "утрясати" можливі нестиковки.
5. Складіть загальний бюджет заходу. Після всіх перерахунків бажано додати як мінімум 20% до всіх витрат на непередбачені випадки.
6. Вирішіть де буде проводитися захід. Місце повинно відповідати кількості запрошених людей, бути комфортним за температурою, мати хорошу вентиляцію. Важливо, щоб до нього було зручно добиратися. Або вам доведеться враховувати такий момент, як доставка (і відправка по домівках) учасників і гостей.
7. Постарайтеся передбачити всілякі деталі. Це матеріали для оформлення приміщення, освітлення, мікрофони, відеоролики, фото, підготовка та роздрукування запрошень, програмок, візиток та роздаткового матеріалу, бронювання номерів у готелі для гостей тощо. До речі, у запрошеннях не забудьте вказати час не лише початку заходу, а й його завершення, а також його стиль (від цього залежить форма одягу). Освітлення і звуковий супровід перевіряйте заздалегідь.
8. Найважливішу роль у проведенні заходу відіграють ведучі. Їх слід підбирати дуже ретельно. Вони повинні бути досвідченими, харизматичними, дотепними, кмітливими. І, звичайно, висококласними фахівцями в своїй справі.
9. Не забудьте про організацію харчування для учасників. Можна скористатися послугами кейтерингової компанії або організувати все самим. Але в цьому випадку вам теж необхідний докладний план: кількість людей, місце проведення, списки продуктів, оформлення столу, обов 'язки людей, подальше прибирання тощо.
10. Продумайте всі деталі завершення заходу. І обов 'язково дякуйте співробітникам за активну в ньому участь. Можете скласти легку анкету і розмістити її на корпоративному сайті з проханням до колег висловити свою думку, відгуки та пропозиції щодо майбутніх заходів.