Як оформити журнал реєстрації наказів

Як оформити журнал реєстрації наказів

Для обліку, звернення та зберігання різної документації кадрові служби використовують книги наказів, відпусток, заяв та довідок. Журнали реєстрації є документами для внутрішнього користування і зберігаються у відділі кадрів організації, а відповідальність за ведення і зберігання цих документів несе спеціально призначена особа.

Інструкція

1. Використовуйте затверджену міністерством форму журналу реєстрації наказів або розробте її самостійно. Виготовіть обкладинку зі щільного матеріалу. У центрі аркуша вкажіть найменування організації та назву книги. Нижче позначте дати початку і закінчення ведення журналу. На зворотному боці обкладинки відобразіть інформацію про особу, відповідальну за зберігання та заповнення документа: вкажіть посаду, прізвище та ініціали співробітника.

2. Забезпечте неможливість підміни або вилучення сторінок з журналу. Пронумеруйте і прошнуйте аркуші книги. На останній сторінці поставте сургучний або мастичний друк, надайте готовий шаблон для запевнення начальнику відділу кадрів або керівнику організації. Зробіть запис "У цьому журналі реєстрації пронумеровано, прошнуровано, скріплено печаткою __ аркушів. Директор: __ (підпис, розшифровка підпису). Дата:__ (число, місяць, рік) ".

3. Виберіть зручну орієнтацію сторінки (альбомну, книжкову) для запису в журнал. Якщо бажаєте, виберіть таблицю, що містить такі графи:дата внесення запису; - порядковий номер наказу; - посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала наказ; - короткий зміст наказу. Якщо вам незручний табличний вигляд, ведіть записи у вільній формі. Головне дотримуватися порядку присвоєння номерів згідно з датами затвердження наказів та відображати у книзі обліку перераховану вище інформацію.

4. Робіть записи в журналі обліку наказів чорнилом синього, чорного або фіолетового кольору. Не допускайте підчисток, стирання і видалення зроблених раніше позначок. Якщо необхідно, внесіть зміни в одну лінію виправленого тексту, щоб зберегти можливість його прочитання. У тій же графі або рядку зробіть новий правильний запис. Поставте свій підпис і вкажіть дату внесення змін. Якщо немає можливості (наприклад, за відсутності вільного простору) виправити помилку на місці, нижче створіть новий запис, а поруч із застарілою інформацією зробіть позначку "запис недійсний".

5. Після припинення внесення інформації до журналу зробіть запис про дату його закінчення на лицьовій стороні обкладинки книги обліку.