Правильне оформлення заявки на купівлю допоможе вам, насамперед, при можливих наступних розглядах щодо терміну, обсягів та якості куплених товарів. Але навіть якщо ви на сто відсотків впевнені в продавці, нехтувати правилами заповнення заявки все ж не слід. Від виникнення форс-мажорних обставин не застрахований ніхто, тому краще відразу подбати про захист від їх наслідків.
Інструкція
1. Вкажіть у першому пункті заявочної форми найменування вашого структурного підрозділу, реквізити фірми, ПІБ керівника, якщо ви приватна особа - ПІБ та контактну інформацію.
2. Другий пункт - це завдання на поставку товару. Вкажіть його найменування, базові характеристики та ціну. Не забудьте вписати і вимоги до якості, безпеки, технічних і функціональних властивостей, габаритів, оформлення, упаковки тощо.
3. Якщо цього товару ще немає на складі магазину (або компанії, що займається його реалізацією), напишіть у третьому пункті орієнтовну ціну на товар з обов 'язковим зазначенням на джерело інформації. Зазвичай орієнтовна ціна формується з урахуванням відомостей, отриманих з каталогів прайс-листів на аналогічну продукцію в інших магазинах і компаніях, кошторисних розрахунків, довідково-інформаційних служб тощо.
4. У четвертому пункті опишіть структуру ціни всього контракту (в тому числі і орієнтовної ціни). Це може бути не тільки доставка, а й розвантаження, збірка, послуги консультантів.
5. У п 'ятому вкажіть передбачуване джерело фінансування даного замовлення. Наприклад, бюджетні або позабюджетні кошти (якщо ви представник організації).
6. У шостому пункті обмовте умови оплати товару. Зазвичай оплата проводиться за фактом поставки товару. Якщо ви довіряєте цьому магазину або компанії, то можете віддати перевагу і авансовій формі оплати (але не більше 30% від суми замовлення). Крім того, якщо ви співпрацюєте вже давно, постачальник може піти вам назустріч і погодитися, припустимо, на поетапну виплату суми, призначеної за товар.
7. Вкажіть у сьомому пункті найкращий термін постачання товару (точне число календарних або робочих днів з дня подання заявки, що відводиться на постачання). При цьому врахуйте всі терміни, необхідні для розміщення замовлення в базі даних магазину або компанії, а також наявність або відсутність необхідної кількості товару на складі.
8. Вкажіть адресу постачання у восьмому пункті: країна, населений пункт, вулиця, номер будинку, поверх і номер офісу (квартири, якщо ви приватна особа).
9. Підпишіть заявку і поставте дату її формування. Якщо ви представник організації, то вам, можливо, буде потрібен підпис головного бухгалтера і начальника підрозділу або директора.