Службовий лист - це загальноприйнятий спосіб інформування сторонніх організацій за допомогою поштового повідомлення. Його використовують за необхідності мати письмове підтвердження про передачу партнеру важливої інформації або при неможливості використання інших видів зв 'язку. Цей документ має безліч різновидів, але є загальні правила, які необхідно враховувати при оформленні такого листа.
Вам знадобиться
- Фірмовий бланк для листів.
Інструкція
1. Для початку візьміть бланк вашої організації, спеціально призначений для таких листів. Головна його відмінність від стандартного фірмового бланка - наявність поштових реквізитів поряд з банківськими. Якщо такого немає на вашому підприємстві, підготуйте власний його варіант. Тут розмістіть логотип і вкажіть найменування організації, банківські реквізити, поштову адресу, телефони, факс та електронну пошту для зв 'язку.
2. У правому верхньому куті вкажіть адресата листа (найменування підприємства, поштова адреса, посада, ПІБ керівника). Якщо лист адресовано кільком організаціям, їхні адреси мають одну за одною, але не більше чотирьох поспіль і без вказівки керівників. Тепер переходьте безпосередньо до тексту листа, оскільки в цьому документі не пишуть його назву (на відміну від актів, службових записок тощо). Замість цього ви можете вказати коротко тему листа, суть вашого звернення - "" про затримку оплати "", "" про зміну термінів "" тощо.
3. Текст листа повинен бути витриманий в діловому стилі. Суть викладіть по можливості коротко і точно, щоб уникнути різночитань при передачі важливої інформації. Один лист повинен стосуватися одного питання. Не намагайтеся вирішити всі проблеми між вами і партнером в одному листі. Кожна повинна розглядатися окремо, оскільки тут можуть бути різні виконавці і, крім того, це може бути важливим при виникненні спорів, що вимагають рішення в суді. Відповідно, і обсяг листа найкраще не виводити за межі однієї сторінки.
4. У заключній частині перелічте всі додаткові документи в розділі "Програми". Залиште місце для підпису керівника і розшифруйте в дужках його підпис (прізвище, ініціали). Обов 'язково вкажіть ПІБ виконавця і службовий телефон для зв' язку. Підпишіть оригінал документа у керівника і зареєструйте лист у секретаря організації як вихідний документ.