Як написати правильний лист директору

Як написати правильний лист директору

Нерідко ділове спілкування між підприємствами-партнерами починається з ділового листа від одного з них на ім 'я керівника іншого. Від такого звернення, навіть надісланого електронною поштою, може залежати майбутнє співпраці. Тому важливо написати правильного листа директору, щоб він звернув на нього увагу і захотів відповісти.

Інструкція

1. Подзвоніть на фірму, в яку ви збираєтеся звернутися. Представтеся секретарю і попросіть уточнити прізвище, ім 'я та по батькові керівника, а також те, як правильно називається його посада. Якщо у вас немає точних даних, заодно дізнайтеся повне найменування підприємства, адресу або електронну поштову скриньку.

2. Звичайний лист пишіть відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 і використовуйте для цього бланк вашого підприємства і стандартні аркуші білого паперу. Вперше краще, звичайно, звернутися до директора компанії зі звичайним листом, а не електронною поштою, де існує ймовірність того, що ваше повідомлення потрапить в папку "Спам" і не дійде до адресата.

3. Обов 'язково почніть текст листа зі звернення "Шановний пане (або пані)" і вкажіть повністю ім' я та по батькові директора. Ніяких скорочень у зверненні не допускається - пишіть найменування посади і всі регалії керівника, якщо вони є, повністю.

4. У темі електронного листа або в спеціальному полі на бланку підприємства напишіть заголовок вашого повідомлення. Він повинен відображати суть вашого послання і бути досить кидким і привабливим для людини, яка зібралася переглядати лист. Для одержувача великої кількості кореспонденції, а директор є саме такою людиною, заголовок або тема повідомлення значно спрощує обробку і сортування. За заголовком про ваш лист можуть згадати пізніше і швидко знайти його.

5. Основний текст листа почніть зі вступу-компліменту. Це покаже, що ваш вибір адресата зовсім не випадковий, і ви чітко знаєте, кому ви пишете і чим займається дане підприємство. Відгукніться схвально про цю компанію як про солідного і надійного партнера, висловіть надію, що у вас виникнуть довготривалі зв 'язки, корисні і вигідні для обох підприємств.

6. Суть листа викладіть коротко, апелюйте конкретними цифрами та посиланнями. Пам "ятайте, що чим менший обсяг, тим більша ймовірність того, що лист буде дочитаний так кінця. Уникайте зайвих слів, загальних фраз, непотрібних прикметників і слів-паразитів. Не вживайте категоричні вирази або слова та фрази, які можуть сприйматися як директива.