Лист подяки співробітнику є однією з форм нематеріального заохочення членів колективу. Суворих вимог до його тексту не існує. Однак є кілька традиційно сформованих правил підготовки та оформлення.
Інструкція
1. Виберіть відповідний час для вручення співробітнику листа подяки. Гідним приводом для публічного висловлення подяки може бути успішне виконання особливого доручення, високі показники роботи за підсумками певного періоду, ювілей або професійне свято.
2. Якщо вам належить написати листа з вдячністю співробітнику за підготовку важливого заходу або за укладення вигідної партнерської угоди, поговоріть з його безпосереднім керівником. Начальник структурного підрозділу розповість про внесок співробітника, який заохочується в реалізацію конкретного проекту, а також охарактеризує його з професійної точки зору.
3. Складіть текст листа подяки на фірмовому бланку організації. У правому верхньому куті розташуйте штамп, у лівому верхньому - найменування структурного підрозділу, посаду, прізвище та ініціали співробітника. Звернення оформіть таким чином: "Шановний Іване Івановичу!" або "Шановна Марія Сергіївна!". Не використовуйте інші варіанти, наприклад, "дорога", "пан" тощо.
4. Вкажіть привід, за яким написано даного листа подяки. Звертатися до співробітника можете як від особи керівника, який підпише документ, так і від імені компанії в цілому. У першому випадку початок листа звучатиме так: "Вітаю Вас з перевиконанням у квітні плану продажів на 100%", у другому так: "ТОВ" Зеніт "висловлює Вам подяку за перевиконання в квітні плану продажів на 100%".
5. Перерахуйте в тексті листа особисті заслуги співробітника при виконанні конкретного завдання. Відзначте, що високо цінуйте його працьовитість і відданість компанії і сподіваєтеся на подальші професійні успіхи. Співробітнику буде приємно прочитати, наприклад, таку фразу: "Ви творчо підійшли до виконання проекту і доклали величезних зусиль, щоб закінчити його до наміченого терміну. Ви вміло координували роботу групи і досягли вражаючих результатів. Я високо ціную Вашу креативність і ерудицію ".
6. Якщо лист подяки складається з приводу ювілею співробітника або у зв 'язку з професійним святом, постарайтеся більше дізнатися про його трудову діяльність. Уточніть кількість років, відпрацьованих співробітником у цій організації, посади, які він обіймав. Знайдіть конкретні факти, що підтверджують ділові якості співробітника і його професійні досягнення. Поцікавтеся думкою колег про цю людину.
7. Напишіть текст листа на основі узагальнених відомостей. У першому реченні після звернення вкажіть причину, через яку оголошується подяка. Наприклад: "У зв 'язку зі святкуванням Дня архітектора ТОВ" Зеніт "дякує Вам за багаторічну творчу працю і величезний особистий внесок у процвітання компанії". Далі відзначте професіоналізм співробітника, його енергійність, небайдуже ставлення до службових обов 'язків, цілеспрямованість, відповідальність та інші позитивні якості. Не забудьте згадати і про здатність людини підтримувати колег, створювати навколо дружню атмосферу.
8. Надрукуйте ювілейний лист подяки типографським способом або на спеціальному вітальному бланку. Це додасть йому значущості та урочистості. Реквізити організації вказувати не потрібно. Посаду, прізвище та ініціали співробітника розмістіть зліва. Звертатися в ювілейних листах подяки прийнято від імені компанії. Підписати лист повинен керівник.