Для того щоб написання повідомлення генеральному директору організації не стало для співробітника катуванням, достатньо використовувати на практиці правила написання ділового листа, тобто розбити все послання на кілька частин і грамотно їх оформити.
Інструкція
1. Почніть лист з вказівки, кому ви пишете. Оформіть послання так, як прийнято в діловому листуванні. У верхній правій частині документа напишіть трьома рядками посаду, назву компанії та прізвище керівника, наприклад:Генеральному Дирек ТОВ "ІнтерсвязьКом" Іванову І.І.
2. Вкажіть, хто є адресантом листа. Зробіть це після відступу від попереднього розділу послання також у правій частині. Вам необхідно відзначити свою посаду та прізвище з ініціалами, наприклад:Від керівника відділу Продажесеніної Е.Е.
3. Відступіть декілька рядків від попереднього розділу, вирівняйте курсор по середині сторінки, позначте характер послання. Ви можете написати "Службова Записка", "Інформаційний лист" або "Пояснювальна довідка", все залежить від того, з якого приводу ви звертаєтеся до керівника організації. Крапку ставити після заголовка не треба. Якщо лист пов 'язаний з будь-яким проханням, можна просто звернутися до директора на ім' я по батькові в поважній формі.
4. Почніть лист словами, які пояснять причину його написання, наприклад, "в продовження наших переговорів", "відповідно до вашого запиту" або "виходячи з ваших пропозицій".
5. Якщо ваш лист пов 'язаний з проханням про придбання техніки, підвищення співробітника або надання можливості здійснити ділове відрядження, краще почати лист з фрази "Прошу розглянути можливість"....
6. Викладіть ситуацію, зробіть пояснення, оформіть таблиці або графіки, якщо характер листа вимагає того. Вирівняти основну частину документа слід за шириною сторінки. Кожен рядок повинен починатися з відступу.
7. Підпишіть лист, обов 'язково використовуйте перед зазначенням прізвища стандартне "з повагою", після нього необхідно проставити ком.
8. Не забудьте вказати дату написання листа і поставити підпис на роздрукованому документі.
9. Якщо у вашій організації заведено спілкування внутрішньою електронною поштою, почніть лист зі звернення та викладіть всю інформацію у вільній формі.