Правила ділового етикету вимагають не залишати без відповіді листи, що надійшли від колег і партнерів. Особлива роль у службовому листуванні належить листу-підтвердженню. Цим документом закріплюються попередні домовленості, факти отримання та передачі будь-яких відомостей, бажання брати участь у тому чи іншому заході тощо. Для кожного виду листа-підтвердження існують усталені ключові словосполучення.
Інструкція
1. Підготуйте стандартний бланк формату А4 для написання листа-підтвердження. У лівому верхньому куті обов "язково розташуйте інформацію про вашу організацію: повне найменування, юридична адреса з індексом, контактні телефони, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) та інші відомості. У верхньому правому куті вкажіть дані адресата: найменування організації-одержувача, посада, прізвище та ініціали людини, якій надсилається лист-підтвердження, повна поштова адреса.
2. Сформулюйте заголовок листа. Це полегшить його ідентифікацію одержувачем і спростить систематизацію в архіві вашої організації. Заголовок повинен бути коротким і інформативним, наприклад: "Про отримання договору поставки з ТОВ" ННН "або" Про на семінарі 02.02.2002 р ".. Заголовок надрукуйте ліворуч під реквізитами вашої організації.підтвердженняприсутності
3. Відступіть від заголовка 2-3 рядка і надрукуйте звернення до адресата. Використовуйте стандартну форму офіційного звернення до ділових партнерів: "Шановний Іване Івановичу!" або "Шановний пане Іванове!".
4. В основній частині листа-підтвердження опишіть коротко факт отримання вашою організацією від адресата будь-яких документів, товарів, послуг. Формулювання має бути лаконічним і не перевищувати 1-2 пропозицій: "ТОВ" ААА "підтверджує отримання 2 (двох) примірників договору поставки від 12.02.2011 № 34".
5. Якщо в листі підтверджуються попередньо досягнуті домовленості, потрібно коротко описати їх суть. Наприклад, між генеральними директорами підприємств відбулася бесіда, в якій вони висловили намір взаємовигідне співробітництво, досягнуте в ході переговорів 29.01.2010 р. Просимо вислати документи, необхідні для укладення договору ".
6. Закінчіть лист-підтвердження фразою, що висловлює подяку і надію на довгострокове співробітництво. За необхідності ви також можете в кінці листа запросити додаткові відомості або документи: "Підтверджуємо нашу участь у семінарі з проблем екології 23.05.2008 м. Просимо вислати анкету учасника на нашу адресу".
7. Надрукуйте лист у двох примірниках і підпишіть у керівника організації. Один екземпляр ви направите адресату поштою, другий - помістіть у власний архів на зберігання.