Як написати діловий лист-відповідь

Як написати діловий лист-відповідь

Отримуючи повідомлення від партнера по бізнесу, багато хто намагається якомога швидше відповісти на отриманий запит, щоб не змушувати чекати партнера. І це правильно - час у цьому випадку нерідко має значення, яке важко переоцінити. Але не замислюючись особливо про форму відповіді, мало хто думає, що цим він може завдати удару по репутації компанії.


1. Для початку уважно вивчіть питання, викладені в листі контрагента. Підготуйте короткий варіант відповіді по кожному з пунктів, якщо таких у ньому декілька. Тепер приступіть до оформлення листа-відповіді на запит. Для цього візьміть фірмовий бланк компанії, з нанесеними на ньому логотипом і реквізитами фірми. Якщо такого не існує, наберіть шапку листа, вказавши в ній необхідні відомості, вручну. Розміщення реквізитів у листі дуже цінне для вашого бізнес-партнера. Пропонуючи їх у кожному повідомленні, ви позбавляєте його від необхідності щоразу розшукувати їх у стосі паперів або комп 'ютерних файлів, а також від необхідності робити окремий запит за реквізитами при бажанні скласти новий договір або оплатити рахунок.

 2. У верхньому правому куті напишіть реквізити адресата листа. Тут вкажіть найменування організації, посаду автора запиту і його ПІБ. Навпаки, в лівому куті виділіть рядки для вихідного номера, який буде присвоєно документу при реєстрації, і дати. Найменування документа в такому разі не пишеться. Почніть відразу з звернення по імені та по батькові, після слова "Шановний". У змістовній частині листа першими словами буде "У відповідь на ваш лист повідомляємо" (запит, вимога тощо). Далі розпишіть за пунктами всі заготовлені відповіді, дотримуючись такої порядкової нумерації, яка була у вихідному листі.              

  3. У заключній частині висловіть прохання, побажання або вимоги, не забуваючи дотримуватися шанобливого тону, ділового стилю письма і стежити за грамотністю. Завершіть лист словами "З повагою" і назвіть свої ПІБ, а також займану посаду. Крім того, напишіть тут ваш телефон для зв 'язку і e-mail, якщо хочете отримати лист у відповідь або коментарі з приводу сказаного в листі.