У чому різниця між рахунком і рахунком-фактурою

У чому різниця між рахунком і рахунком-фактурою

Багато людей, які мало розбираються в бухгалтерії, думають, що рахунок-фактура і рахунок - це один і той же бухгалтерський документ. Ця думка помилкова. Фактично ці документи мають пряме відношення до створення однієї і тієї ж операції, різниця існує в їх призначенні та оформленні.

Чим же відрізняються між собою рахунок і рахунок-фактура?

Як правило, рахунок виписується бухгалтером. Для цього має бути підстава - договір купівлі-продажу або ж договір з надання будь-яких послуг. У цьому документі зазначено конкретну суму, яку платник зобов 'язується перевести на розрахунковий рахунок або сплатити в касі організації-постачальника за виконану послугу або за конкретний товар.

Якщо ж у договорі обумовлена багаторазова послуга (раз на місяць протягом року або один раз на квартал), то цей рахунок може бути оформлений один раз на місяць, раз на квартал або ж відразу на цілий рік. Як правило, рахунок не є бланком суворої звітності і не реєструється в книзі продажів. Наявність рахунку необхідна в основному для передоплати.

Які дані вносяться в рахунок?

Цей документ є таблицею, в якій вказана конкретна послуга або найменування товару, одиниця виміру, кількість і ціна за одиницю товару. Наприкінці вказується загальна сума. Також у рахунку обов 'язково повинні бути зазначені реквізити виконавця послуг куди замовник повинен перерахувати гроші. Рахунок-фактуру виписує продавець або виконавець вже після закінчення виконаних робіт або наданих послуг. Пред 'явлення цього документа є обов' язковим у тому випадку, якщо підприємство відшкодовує ПДВ (сума повинна бути зазначена в документі), тобто знаходиться на загальній системі обкладення податком. В інших ситуаціях рахунок-фактура зазвичай не потрібна. Якщо ж наявність даного документа є обов 'язковою, він повинен бути оформлений в той же період, коли була проведена операція (надана послуга, підтверджена актом виконаних робіт або придбаний товар, про що свідчить наявність товарної накладної). Фактично і рахунок і рахунок-фактуру бухгалтер виписує як при наданні будь-яких послуг, так і при здійсненні договору купівлі-продажу. Різниця лише в призначенні цих документів. Рахунок потрібен покупцеві для того, щоб оплатити надані послуги, які зафіксовані в договорі. Саме для цього в рахунку зазначаються реквізити для перерахування потрібної суми грошових коштів та послуги або товар, за які дана сума буде проведена. Рахунок-фактура потрібна для того, щоб проведена операція була відображена в податковому обліку, тобто має бути зафіксований ПДВ за виконаною послугою або товаром, які планується виконати за вказаною операцією. Як правило, на рахунку стоїть друк постачальника послуг (обов 'язково), тоді як у рахунку-фактурі її немає. Ще одна відмінність між цими документами в тому, що рахунок-фактуру необхідно передавати в податкову інспекцію, оскільки цей документ є бланком суворої звітності, рахунок же даної функції не має.