Ділові взаємини між працівником і адміністрацією (або між працівниками різних структурних підрозділів) компанії після закінчення певного часу після її створення прагнуть формалізації, що виражається в тому числі в необхідності ведення внутрішнього листування. Одним з основних документів, створюваних у процесі такого листування, є службова записка.
Інструкція
1. Ввідна частина. У правому верхньому куті вказуємо посаду і ПІБ особи, якій направляється службова записка і дані про співробітника її відправив. Потім по центру жирним шрифтом пишемо "Службова записка".
2. Основна частина. Описуємо суть певної проблеми, що виникла у співробітника, який направив службову записку або звітуємо про процес виконання дорученого раніше завдання. Однією з найбільш поширених фраз, з яких починається основний текст службової записки є "Справжнім повідомляю, що..." Потім викладаються відомості, які особа, яка написала службову записку планує довести до свого адресата (наприклад, інформацію про необхідність застосування дисциплінарного стягнення до підлеглого працівника, або ж про неможливість виконання поставленого завдання у зазначені строки, тощо).
3. Заключна частина. Просимо прийняти певне рішення (наприклад, використавши наступну фразу: "за результатами розгляду, прошу вас повідомити про необхідність подальших переговорів, або про прийняття певного рішення"), проставляємо посаду, вказуємо ПІБ і підписуємо службову записку.