Що таке документообіг

Що таке документообіг

Документообігом у бухгалтерському обліку називається складання або отримання первинних облікових документів, їх упорядкований рух по підрозділах, прийняття до обліку, обов 'язкова обробка та подальша передача в архів. В організаціях рух документів визначається графіком документообігу.


Для всіх первинних документів у бухгалтерському обліку існує кілька етапів документообігу. Перший і основний - це складання облікового документа безпосередньо в момент здійснення господарської операції або відразу після її закінчення. Фіксування операції господарської діяльності провадиться відповідно до встановлених вимог. Всі посадові особи, які створили і підписали первинні документи, несуть відповідальність за достовірність інформації, яка міститься в даних документах.


Другий етап - передача в бухгалтерію оформлених первинних облікових документів. Бухгалтер зобов 'язаний проконтролювати їх зміст, повноту і правильність складання, а потім виконати арифметичну перевірку. Далі первинні облікові документи проходять обробку. При цьому натуральні показники переводяться в грошові вимірювачі. Такий процес називається таксируванням, або розцінкою.

Потім документи підбираються за їх економічним змістом (наприклад, нарахування заробітної плати, прихід і витрата готової продукції тощо) і проходять контування. На цьому етапі в них вказується кореспонденція бухгалтерських рахунків за цією господарською операцією. Далі первинний обліковий документ та інформація про господарську операцію, що міститься в ньому, вноситься до облікового регістру. Потім документи обов 'язково повинні бути направлені на зберігання в архів. Скласти графіки та схеми документообігу, виходячи з особливостей господарської діяльності організації - обов 'язок головного бухгалтера. Графік повинен бути затверджений керівником організації. Уніфікованої форми такого документа не існує. Однак є головні моменти, які необхідно врахувати при його складанні: графік документообігу повинен відображати оптимальну кількість підрозділів для проходження кожного первинного документа і визначати мінімум його перебування в кожному підрозділі. Цей локальний нормативний акт оформлюється у вигляді схеми або переліку первинних облікових документів, які повинні представляти підрозділи. Обов 'язково потрібно вказувати виконавців; відобразити, якими документами повинні обмінюватися підрозділи і в які терміни. Ефективно організований документообіг забезпечує своєчасність оформлення бухгалтерської звітності. Працівники організації зобов 'язані дотримуватися встановлених строків документообігу. Головний бухгалтер здійснює контроль за дотриманням графіка.