Наші предки здавна вели облік при торгових угодах. Ось тільки за браком паперу фіксувалися результати на каменях або, як у Стародавній Русі, на дерев 'яних лічильниках і бирках. Необхідність в обліку залишилася, тільки тепер всі бухгалтерські операції відображаються в спеціальних документах.
Інструкція
1. Форми первинних бухгалтерських документів, графік документообігу, регістри бухобліку та робітник, з уточненнями для різних видів діяльності, план рахунків кожна організація готує самостійно. І прописує їх потім в Обліковій політиці окремими додатками. Важливо, щоб показники в цих формах документів не суперечили вимогам Положення щодо ведення обліку.
2. Якщо в Альбомі уніфікованих форм відсутній необхідний для нормального функціонування підприємства документ, головний бухгалтер може розробити його форму самостійно, а після керівник підприємства затверджує її своїм наказом. А з першого січня 2013 року у фірм взагалі відсутній обов 'язок застосовувати первинні документи, прописані в Альбомі уніфікованих форм. Обов 'язковими є показники: найменування та дата складання первинного бухгалтерського документа; назва господарюючого суб 'єкта; зміст операції та величина вимірювання госпоперації; одиниці виміру; посади та підписи з розшифровкою. Наказом по підприємству керівник визначає тих, кому делеговані права підписувати бухгалтерські документи.
3. Документи в бухгалтерії підрозділюються на розпорядчі, бухоформлення, виконавчі та змішані (комбіновані). До розпорядчих належать накази, платіжні доручення, довіреності, чеки на отримання коштів. До виконавчих бухгалтерських документів належать, наприклад, акти, накладні на відвантаження товару. Комбіновані документи виконують декілька функцій. Документи бухоформлення допомагають у веденні обліку. Такими документами є довідка-розрахунок, бухгалтерські довідки.
4. Документи бувають разовими, що підтверджують здійснення однієї операції, наприклад, РКО, і накопичувальні. Якщо бухгалтерський документ виписується в момент здійснення операції, він вважається первинним. На основі первинних документів формуються документи зведені. Фінансові документи формуються або на підприємстві (внутрішні), або надходять ззовні (зовнішні). Виписки, отримані з банку, або акти, що підтверджують виконання робіт, є зовнішніми документами.
5. Бухгалтерські документи класифікують також за змістом операцій. Якщо в первинному документі відображено наявність, рух і стан майна фірми, то він є матеріальним документом. Якщо в ньому зафіксовано стан розрахунків підприємства з фізичними або юридичними особами, такий документ відноситься до розрахункових. Грошові бухгалтерські документи (чеки, ПКО, РКО) відображають стан фінансових коштів організації.