Деякі організації використовують у своїй роботі ділові листи. Одним з них є лист-підтвердження. Воно надсилається з метою підтвердити отримання будь-яких матеріалів, інформації та інших документів. Складається воно у письмовому вигляді та довільній формі. Який же порядок складання даного листа?
Інструкція
1. Лист-підтвердження оформляйте на фірмовому бланку організації, скінчено, це не обов 'язково, але так буде краще. У правому верхньому куті вкажіть реквізити вашої організації, нижче напишіть, кому адресується цей документ, наприклад, генеральному директору ТОВ "Восток" Іванову Івану Івановичу.
2. Багато організацій реєструють вхідні/вихідні повідомлення в журналах, тому доцільно проставити порядковий номер кореспонденції і дату складання. Також залиште порожню сходинку під такі ж реквізити адресата.
3. Далі в центрі вкажіть заголовок, тобто тему листа, наприклад, про збільшення цін на послуги. Після цього пишіть ім 'я або посаду людини, до якої ви звертаєтеся, наприклад, Шановний пане Іванов. Пам 'ятайте, що ніякі скорочення не допускаються.
4. Потім напишіть мету листа, наприклад, "" доводимо до вашого відома, що ми ознайомилися з вашим прайс-листом і готові співпрацювати надалі "".
5. Далі йде основна частина листа, але вона не обов 'язкова. Тут ви можете вказати умови, наприклад, при угоді на співпрацю та іншу інформацію.
6. Далі йде заключна частина листа-підтвердження, зміст якої залежить від ступеня вашого знайомства з адресатом, це можуть бути фрази: "З повагою"..., "Щиро ваш"... або ж "З найкращими побажаннями"....
7. До листа-підтвердження можуть складатися додатки, наприклад, графіки, будь-які розрахунки. Це робиться для того, щоб не нагромаджувати лист зайвою інформацією і щоб він був легкочитним. У тексті ж просто необхідно посилатися на дані джерела.
8. Наприкінці листа керівник повинен поставити розпис і печатку організації. Діловий лист відправте поштою або передайте особисто в руки. Деякі використовують для цього електронну пошту, що істотно економить час.