Для чого потрібні програми електронного документообороту

Для чого потрібні програми електронного документообороту

З 2019 року в Україні було прийнято більше сотні законів, які регулюють електронний документооборот. Це було зроблено не випадково - кожен рік кількість компаній, які переходять на ЕДО збільшується трохи не в геометричній прогресії. Тому потрібно було максимально законодавчо підкріпити та верифікувати такі відношення. 

Чому електронний документообіг - це зручно? 

Бухгалтерська програма Медок дозволяє користувачам проводити безліч операцій. Якщо сконцентруватись лише на питаннях ЕДО то маємо наступний перелік:


  • Обмін документами між компаніями
  • Підпис за допомогою електронно-цифрового підпису договорів, актів, рахунків
  • Відправка звітності до державних контролюючих органів
  • Отримання звірок та витягів від податкової чи пенсійного фонду
  • Автоматична відправка актів, рахунків та інших документів вашим контрагентам

Таким чином, всі ті документи, що ви можете отримати фізично в державних органах - ви також можете отримати і в цифровому вигляді прямо у вашу програму. Питання лише в часі - замість годин у фізичній черзі - секунди в програмі. 

Тут варто зазначити, що ми беремо в якості прикладу саме цю программу, бо програма Medoc це ідеальний варіант співвідношення ціна-функціональність. На ринку є й інші застосунки, які ви можете розглянути, але Медок обʼєктивно є лідером галузі. 

Чи безпечний електронний документообіг? 

Іноді виникають питання - чи можна вважати електронний документообіг безпечним, адже фізичні документи ви можете сховати в сейф, а електронні - от вони, приходь та забирай. 

По-перше, приходити і забирати документи можливо лише в тому випадку, якщо компанія зовсім вже не слідкує за цифровою гігієною. Перевірте в себе наступні моменти:

  1. Наявність паролей на всіх робочих компʼютерах
  2. Паролі не складаються з цифр 11111 або 12345
  3. Наявність резервних хмарних сховищ для зберігання копій документів
  4. Різні коди доступу до різних компʼютерів
  5. Кожен працівник знає лише свій код 

Якщо ці прості вимоги до безпеки виконуються у вашій компанії, то зламати вашу базу будь-який школяр не зможе. 

Якщо ж ви дійсно переживаєте за безпеку своїх документів - то достатньо буде витратити декілька годин роботи системного адміністратора та заплатити 50 доларів за шифрувальне ПЗ і ваші компʼютери буде зламати достатньо важко. Не неможливо, звісно ж, але якщо хтось намагається зламати вас цілеспрямовано то не так вже й важливо - фізичні у вас документи чи цифрові - обійти можливо будь-яку систему безпеки. 


Щодо безпеки зберігання документів в електронному вигляді - обовʼязково робіть бекапи ваших архівів на декілька сховищ - цей процес можливо налаштувати на дві кнопки.

Чи вигідний електронний документообіг?

Вартість програм електронного документообігу невисока - вона співвідносна із витратами на канцелярію та логістику документів у середнього розмірі компанії за два тижні. Тобто, програма повністю себе виправдовує менш ніж за місяць і починає економити кошти фірми.