З 2019 року в Україні було прийнято більше сотні законів, які регулюють електронний документооборот. Це було зроблено не випадково - кожен рік кількість компаній, які переходять на ЕДО збільшується трохи не в геометричній прогресії. Тому потрібно було максимально законодавчо підкріпити та верифікувати такі відношення.
Чому електронний документообіг - це зручно?
Бухгалтерська програма Медок дозволяє користувачам проводити безліч операцій. Якщо сконцентруватись лише на питаннях ЕДО то маємо наступний перелік:
- Обмін документами між компаніями
- Підпис за допомогою електронно-цифрового підпису договорів, актів, рахунків
- Відправка звітності до державних контролюючих органів
- Отримання звірок та витягів від податкової чи пенсійного фонду
- Автоматична відправка актів, рахунків та інших документів вашим контрагентам
Таким чином, всі ті документи, що ви можете отримати фізично в державних органах - ви також можете отримати і в цифровому вигляді прямо у вашу програму. Питання лише в часі - замість годин у фізичній черзі - секунди в програмі.
Тут варто зазначити, що ми беремо в якості прикладу саме цю программу, бо програма Medoc це ідеальний варіант співвідношення ціна-функціональність. На ринку є й інші застосунки, які ви можете розглянути, але Медок обʼєктивно є лідером галузі.
Чи безпечний електронний документообіг?
Іноді виникають питання - чи можна вважати електронний документообіг безпечним, адже фізичні документи ви можете сховати в сейф, а електронні - от вони, приходь та забирай.
По-перше, приходити і забирати документи можливо лише в тому випадку, якщо компанія зовсім вже не слідкує за цифровою гігієною. Перевірте в себе наступні моменти:
- Наявність паролей на всіх робочих компʼютерах
- Паролі не складаються з цифр 11111 або 12345
- Наявність резервних хмарних сховищ для зберігання копій документів
- Різні коди доступу до різних компʼютерів
- Кожен працівник знає лише свій код
Якщо ці прості вимоги до безпеки виконуються у вашій компанії, то зламати вашу базу будь-який школяр не зможе.
Якщо ж ви дійсно переживаєте за безпеку своїх документів - то достатньо буде витратити декілька годин роботи системного адміністратора та заплатити 50 доларів за шифрувальне ПЗ і ваші компʼютери буде зламати достатньо важко. Не неможливо, звісно ж, але якщо хтось намагається зламати вас цілеспрямовано то не так вже й важливо - фізичні у вас документи чи цифрові - обійти можливо будь-яку систему безпеки.
Щодо безпеки зберігання документів в електронному вигляді - обовʼязково робіть бекапи ваших архівів на декілька сховищ - цей процес можливо налаштувати на дві кнопки.
Чи вигідний електронний документообіг?
Вартість програм електронного документообігу невисока - вона співвідносна із витратами на канцелярію та логістику документів у середнього розмірі компанії за два тижні. Тобто, програма повністю себе виправдовує менш ніж за місяць і починає економити кошти фірми.