Як зменшити розмір файла Excel

Як зменшити розмір файла Excel

Завдання зменшення розмірів файлів Microsoft Excel є однією з найбільш часто обговорюваних на різних форумах. Існує кілька практичних способів вирішення, що не потребують спеціальної підготовки та залучення додаткового програмного забезпечення.

Інструкція

1. Викличте головне меню операційної системи Microsoft Windows натисканням кнопки "Пуск" та перейдіть до пункту "Всі програми" для зменшення розмірів файлів Excel.


2. Виберіть Microsoft Office і запустіть програму Excel.

3. Відкрийте книгу, що підлягає редагуванню, та розкрийте меню "Інструменти" верхньої панелі інструментів вікна програми Microsoft Excel 2003 або перейдіть на вкладку "Рецензування" в Microsoft Excel 2007.

4. Виберіть пункт "Доступ до книги" та виберіть пункт "Не зберігати журнал змін".

5. Збережіть вибрану зміну і вкажіть бажаний проміжок часу зберігання (за замовчуванням - 30 днів).

6. Переконайтеся, що використовується стандартний шрифт - Arial Cyr для Excel 2003 або Corbel для Excel 2007 і вилучіть зайве умовне форматування. Для цього виділіть діапазон і відкрийте меню "Редагування" верхньої панелі інструментів Excel 2003 або перейдіть на вкладку "Головна" Excel 2007.

7. Виберіть "Очистити" та виберіть параметр "Формат" для Excel 2003 або "Очистити формати" для Excel 2007.


8. Оптимізуйте використовувані формули і максимально скоротіть їх - використовуйте значення "або" замість "ЯКЩО і" і "ЄОШ" замість "ЕСЛІОШІБКА".

9. Використовуйте макроси, що дозволяють перетворювати формул на значення після команди "Перерахувати" для зменшення кількості формул, стовпчиків і рядків та відмовтеся від застосування форматування всього аркуша документа.

10. Намагайтеся не використовувати графіки та діаграми, замінюючи їх малюнками та виберіть параметр "Немає заливки" замість "Заливка білим кольором".

11. Намагайтеся не використовувати назви в таблицях (для відображення імен у книзі виконайте одночасне натискання функціональних клавіш Ctrl + F3) і виберіть версію Microsoft Excel 2007. Розміри файлів зменшаться в середньому вдвічі.