Як відсортувати дані в excel

Як відсортувати дані в excel

Найбільш поширеним офісним додатком для роботи з табличними даними на сьогодні є Office Excel. А одна з найбільш часто зустрічаються табличних операцій - сортування.

Вам знадобиться

  • Табличний редактор Office Excel 2007

Інструкція

1. Щоб відсортувати дані в таблиці за будь-яким стовпчиком, достатньо клацнути будь-яку комірку потрібного стовпчика правою кнопкою миші, в меню, що з 'явиться, навести курсор на рядок СОРТУВАННЯ і вибрати потрібний напрямок сортування. Сортування "від мінімального до максимального" для колонок, що містять текстові значення, означає сортування "за алфавітом", а колонок з датами або часом - сортування "від ранніх до більш пізніх". Таким чином можна впорядковувати таблиці як зі збування або зростання значень, так і за ознаками вигляду комірок, що містять ці значення. Вигляд комірок таблиць (колір тла, товщина та колір шрифту тощо) можна назвати форматуванням.


2. Якщо необхідно відсортувати дані по декількох колонках - можна виконати описану вище процедуру потрібну кількість разів, послідовно для кожного колонки. Але можна скористатися параметром, що дозволяє в одному діалоговому вікні вказати всі цікаві стовпчики та напрямки сортування кожного з них. Для цього, клацнувши будь-яку комірку таблиці правою кнопкою миші і навівши курсор на рядок СОРТУВАННЯ, треба вибрати "Налаштовуване сортування".

3. З 'явиться діалогове вікно "Сортування". У спадному списку "Сортувати по" нам треба вибрати перший із сортованих стовпчиків. У спадному списку правіше за нього слід вказати, що саме нас цікавить у комірках цього стовпчика - значення або їх формати (колір, шрифт, піктограма). А в третьому списку слід вибрати потрібний напрямок сортування. Цим параметром впорядкування першого з потрібних стовпчиків закінчується і тепер потрібно перейти до налаштування наступного - клацнути кнопку "Додати рівень". До вже заповненого рядка додасться ще один і його потрібно буде заповнити таким же чином. Загальна кількість таких рядків у наборі правил складного сортування для однієї таблиці не повинна перевищувати 64 - більш ніж достатньо для даних, що обробляються в таблицях Excel. Якщо є необхідність у більшій кількості правил для складного сортування, то, мабуть, для обробки таких даних слід використовувати більш потужні програми - СУБД (Системи Управління базами Даних). У рідному для Office Excel пакеті офісних додатків Office такий СУБД є Office Access.