Нерідко після закінчення роботи з документами Excel потрібно зафіксувати результат, щоб виключити можливість редагування. Один з варіантів, як досягти бажаного результату - перетворити Excel на PDF-формат.
Переклад у редакторі
Одним з найпростіших способів перетворення excel на pdf є збереження документа в цьому форматі. Для цього необхідно вибрати меню "Файл", де клацнути за пунктом "Зберегти як".
У відкритому вікні вам буде запропоновано вибрати шлях і назву, під яким буде збережено файл, а також розширення, де необхідно знайти формат PDF. Після вибору параметрів оптимізації та діапазону збережених даних залишиться тільки клацнути на кнопці "Зберегти". У результаті за обраною адресою буде створено файл, який містить всю зазначену інформацію.
Використання надбудови
Однак у деяких ранніх версіях Excel у списку допустимих форматів відсутній PDF. У цьому випадку варто скористатися іншим способом, встановивши спеціальну надбудову для програми. Вона дозволить перетворити Excel на PDF навіть у разі відсутності програми, що підтримує роботу з цим форматом. Цей плагін називається Save as PDF and XPS. Його можна безкоштовно завантажити з офіційного сайту Microsoft.
Після встановлення плагіну для збереження PDF-файлу слід виконати три прості кроки. У меню "Файл" потрібно знайти пункт "Зберегти і відправити" для версій програми 2007-го і 2010-го років, і "Зберегти як" - для інших. У першому випадку в меню залишиться пункт "Створити PDF/XPS", який відкриє вікно з параметрами, подібними до параметрів збереження документа в редакторі. У другому випадку в меню, що розгорнулося, потрібно знайти PDF або XPS, який викличе таке ж вікно. Так само, як і в редакторі, надбудова пропонує користувачеві як зберегти документ цілком, так і залишити лише виділений діапазон комірок у таблиці.
Спеціальні сервіси
Якщо ж можливості користуватися запропонованими вище способами немає, то перетворити Excel на PDF допоможе спеціальний конвертер. Зараз існують як спеціальні онлайн-сервіси, так і програми, що не потребують підключення до Мережі. Ті й інші використовують однаковий алгоритм дій, видаючи аналогічні результати. У разі використання веб-програм потрібно лише завантажити шуканий документ, після чого через деякий час слід завантажити отриманий результат. В офлайн-програмі достатньо лише вибрати відповідний файл, вказати параметри та шлях збереження документа. Одним із привілеїв, яким володіє конвертер (PDF у Excel), є те, що він також може перекладати без використання спеціальних програм.
Зворотне конвертування
Повернути вихідний формат може знадобитися, якщо необхідно продовжити роботу з файлом. Наприклад, якщо ви перетворите Excel на PDF, всі дані залишаться, але формули будуть недоступними для користувача. Таким чином, бажаючи зберегти процес отримання результатів у таємниці, достатньо виконати перетворення документа двічі. І якщо в Portable Document Oneat перевести може допомогти і сам редактор, то гарантовано повернути дані зможе тільки конвертер PDF в Excel.