Від того, наскільки правильною є організація складського обліку, залежить ефективність діяльності підприємства. Цехи повинні своєчасно забезпечуватися сировиною і комплектуючими, готова продукція повинна відвантажуватися в строк. Дані складського обліку дозволяють оцінити наявність і характер переміщення матеріальних цінностей. Узагальнення інформації може здійснюватися різними способами. Вибір того чи іншого методу залежить від специфіки діяльності підприємства, його фінансової політики. Останнім часом досить популярні різні програми, що дозволяють здійснювати складський облік в автоматизованому режимі.
Методи
Ведення складського обліку може здійснюватися двома способами: по партіях і по сортах виробів. Від обраного методу залежатиме порядок складання документації. При цьому, незалежно від способу, складський облік здійснюється в натуральних одиницях. Як первинну документацію виступають прибутково-видаткові ордери.
Специфіка
Складський облік може здійснюватися за найменуваннями товарів. Кожна партія, яка надходить на підприємство, додається до наявного сорту продукції. У кожної особи, яка несе матеріальну відповідальність, є журнал (книга) складського обліку. Якщо на підприємстві використовується другий метод, кожна партія розміщується окремо від товарів, отриманих раніше. На неї заводиться спеціальна карта.
Нюанси
Всю первинну документацію, пов 'язану з переміщенням товарних цінностей, приймає бухгалтерія. Складський облік здійснюється в розрізі кожної ділянки зберігання і за найменуваннями (номенклатурними номерами), групами матеріалів, субрахунками, синтетичними рахунками. Для цього можуть використовуватися оборотні відомості або сальдовий метод. Як правило, застосовуються перші.
Особливості використання інформації відомостей
При сортовому методі складається картка складського обліку на кожне найменування товарних цінностей. У ній відображається рух матеріалів (їх прихід-витрата), відповідно до інформації з первинної документації. Картка складського обліку містить розрахунок місячного обороту та залишок на початок наступного періоду. На підставі отриманих відомостей формуються відомості. Вони складаються на кожен склад окремо. Відповідальні особи виконують звірку інформації. Якщо складський облік здійснюється партійним методом, то прибутково-видаткові документи групуються, згідно з номенклатурними номерами. За ними розраховуються підсумки. Результати визначаються окремо щодо приходу і витрати. Картки при цьому не складаються. Підсумки місяця вносяться в оборотні відомості. Відомості з них зіставляються з залишками, зафіксованими в картках складів.
Сальдовий метод
Він відрізняється тим, що бухгалтерія не здійснює сумовий і кількісний облік переміщення товарних цінностей у розрізі номенклатури. Зворотні відомості при цьому також не формуються. Складський облік виконується в розрізі субрахунків, груп, балансових рахунків виключно в грошових одиницях. Матеріально-відповідальні співробітники використовують первинні документи. На підставі їх виконується кількісний, а у випадках, передбачених у 264 пункті Методичних вказівок, також і сумовий облік у складських картках. Фахівці фінансового відділу підприємства приймають первинну документацію і перевіряють її. Залишки товарних цінностей на перше число місяця заносяться в сальдову відомість. Нею може бути документ за ф. МХ-19, затверджений Постановою Держкомстату № 66 від 9 серпня 1999 р. Сальдова відомість надають склади разом з первинними паперами. Документ формується аналогічно оборотному, виключаючи відображення приходу-витрати.
Журнал
При використанні сортового методу по кожному найменуванню відкривають одну або декілька сторінок книги. Це залежить від обсягу операцій, пов 'язаних з прийомом або витрачанням матеріалів. Також може заводитися окрема картка. Заголовок сторінки містить:
- Найменування.
- Артикул.
- Ціну.
- Сорт.
- Інші ознаки виробу.
У частині, що залишилася відображають прихід, витрату і вказують залишок продукції. Записи виконуються згідно з документом по кожній операції. Якщо обсяг матеріалів великий, використовується інформація з накопичувальних документів. Постанова № 66 передбачає різні форми журналів. Наприклад, складський облік може здійснюватися з використанням ф. МХ-2.
Вигляд
Книга складського обліку заповнюється матеріально-відповідальним співробітником. Як підстава виступає документація про приймання/видачу товарних цінностей, переданих на зберігання. У журнал записують:
- Дату прийому матеріалу.
- Підрозділ, який передав ТМЦ.
- Назва, одиницю виміру, ціну, вартість, кількість.
- Місце зберігання.
- Номер, дата оформлення документації з приймання-видачі ТМЦ.
Операції, пов 'язані з прийняттям цінностей і наданням їх, підтверджуються підписами матеріально-відповідальних співробітників.
Інші форми
Журнал за ф. МХ-19 використовується на підприємствах, які здійснюють складський облік сальдовим методом. Інформація вказується на підставі документів, складених співробітниками, відповідальними за зберігання. Картки перевіряються фахівцями фінансового відділу. Правильність відображення інформації щодо залишків завіряється підписом. Існує ще одна форма, яку використовують фахівці, здійснюються складський облік. Виробництво періодично постачає готову продукцію в місця зберігання. Для оформлення таких операцій використовується накладна за ф. МХ-18. Вона оформляється в 2-х примірниках. Складає накладну матеріально-відповідальний співробітник підрозділу, який передає на зберігання готові вироби. На підставі першого екземпляра цех, бригада, ділянка списує продукцію, а на підставі другого - приймаюча особа її оприбуткує. На накладній має стояти два підписи - приймача і здавача. Форма МХ-18 використовується також переробниками давальницької сировини в процесі передачі готових виробів на зберігання.
Партійний спосіб
Під час його використання заповнюється документ форми МХ-10 у двох примірниках. Він реєструється в спеціальній книзі. Як порядковий номер виступає номер партії. Один примірник форми залишається в місці зберігання і виступає як регістр складського обліку, а другий - передається до бухгалтерії. Партією товару можна визнавати цінності, що мають одне найменування, що надійшли від одного постачальника. До неї можна також віднести вироби, доставлені одним або кількома видами транспорту.
Заповнення документів
При оформленні картки, складський працівник зазначає дату складання та її номер, назву товару, реквізити акта про прийняття та накладну, відомості про постачальника. Крім цього, в документ заноситься інформація про вид транспорту, місце відправлення, сорт і масу (кількість) виробів. По ходу відпуску продукції в карті відображається дата видачі, номер видаткового документа, характеристики товару. Після того як партія буде повністю видана, в ній ставлять підписи товарознавець і завідувач місцем зберігання. Документ передається бухгалтерії для перевірки. Якщо в ході неї буде виявлена недостача виробів, то фахівець, не чекаючи інвентаризації, списує її в межах нормального збитку на витрати при обігу. Кількість відсутнього товару понад неї стягується з матеріально-відповідального співробітника. Якщо виявляються надлишки, то вони підлягають оприбуткуванню.
Акти (ф. МХ-12, МХ-11)
Ці документи оформляються при витрачанні товарів. Форма МХ-12 використовується для відображення розбіжностей з приходу-видачі цінностей. В інших випадках використовується ф. МХ-11. Акти відображають прихід-витрату по кожній партії. Документи формуються комісією у 2-х примірниках. Один з них передається бухгалтерії не пізніше наступного дня, другий залишає у себе матеріально-відповідальна особа.
Уцінка під час зберігання
Вона виконується в разі морального застарівання товарно-матеріальних цінностей, зниження їх купівельного попиту. Уцінку слід оформляти актом за ф. МХ-15. Документ складають у 2-х примірниках. В оформленні акта беруть участь члени спеціальної комісії. Один примірник направляють бухгалтерії, другий надається матеріально-відповідальному співробітнику на зберігання або прикладається до накладної для подальшої передачі торговельної організації, що займається реалізацією таких товарів, або постачальнику. На підприємствах, що здійснюють продаж виробів, знижки на прострочені, зіпсовані, сезонні вироби затверджуються наказом керівництва. На підставі розпорядження спеціальна комісія таких організацій також складає акт за ф. МХ-15. У його табличній частині наводиться відсоток уцінки для кожного найменування, вартість до і після уцінки, різницю в ціні, ознаки зниження якості тощо.
1С: Складський облік
Цей додаток дозволяє узагальнювати інформацію про рух ТМЦ. Як наказує Інструкція зі складського обліку, необхідно періодично виконувати інвентаризацію. Під час неї може виявлятися недостача або надлишок. У 1С: Складський облік присутній 2 документи. Перший - "Вимога-накладна" ", другий -" "Переміщення товарів" ". Яка між ними різниця? "" Переміщення товарів "" застосовується для відображення відомостей про рух цінностей від одного місця зберігання на інше. Його можна оформляти на підставі документа про вступ (накладної, акта). Під час заповнення вказуються склади відправника та одержувача. Для відображення руху цінностей, оформляється закладка "" Товари "". Тут слід вказати номенклатуру, рахунки обліку, кількість. При переміщенні товару з оптового місця зберігання на неавтоматизоване торговельне підприємство, додатково зазначається роздрібна вартість. Рахунок обліку буде заповнений автоматично за наявності номенклатури, відповідно до регістру. Аналогічним чином вноситься інформація про ціну.
Складський облік у EXCEL
Цей додаток використовується здебільшого підприємств. Воно є елементом Microsoft Office і передбачає роботу з електронними таблицями. Ця програма складського обліку забезпечує зручне відображення інформації, дозволяє відстежувати та аналізувати відомості. Складський облік в EXCEL відрізняється простотою операцій. Для повноцінного відображення інформації знадобиться 2-3 аркуші. На першому відображається прихід - надходження цінностей до місця зберігання. На другому аркуші відображається інформація про витрату - вибуття матеріалів. Третя сторінка не є обов 'язковою. На ній відображають поточний стан. Наприклад, програма складського обліку може показувати всі вироби, які є на зберіганні. На кожному аркуші формуються заголовки. Для їх закріплення потрібно відкрити вкладку "Вигляд", потім вибрати необхідний пункт.
Функціонал
Ця програма зручна тільки в тому випадку, якщо підприємство здійснює відносно невелике число операцій. Значення при цьому матиме і обрана фінансова політика. EXCEL може бути незручною для організацій середнього бізнесу. Найпростіше здійснювати роботу за методом середньозваженої вартості, ніж за ФІФО, що передбачає запис по кожному об 'єкту окремо. Не слід забувати, що EXCEL - не інформаційна база. Програма не призначена для багатокористувацької роботи.
Ймовірні проблеми
Застосування EXCEL як автоматизованої системи може викликати деякі складнощі. Основними проблемами є:
- Необхідність перевірки всіх значень таблиць у разі незначної помилки. Фахівці витрачають на це величезну кількість часу і сил.
- Необхідність виконувати трудомісткі операції вручну.
- Складності при звірці достовірності інформації, взятої з декількох файлів.
Ці та інші проблеми виникають на практиці досить часто і несподівано. Їх рішення забирає багато часу, оскільки без повторної перевірки та усунення допущених помилок подальша робота неможлива. Беручи до уваги ймовірні ризики, доцільніше використовувати 1С. Можна придбати додаток на платформі Microsoft Office. Воно простіше в застосуванні, але має менше опцій. Сучасні потужні облікові програми дозволяють:
- Формувати діапазон цін.
- Редагувати показники вартості.
- Оформляти заявки покупців і коригувати їх.
- Враховувати відвантаження продукції, його прийом.
- Автоматично зберігати накладні.
- Вести статистику.
- Складати клієнтську базу.
- Вести рахунки.
- Автоматично здійснювати націнку.
- Друкувати накладні.
- Шукати за найменуваннями.
Безумовно, це далеко не всі опції, які є в сучасних додатках. Можливості програм значно різняться і залежать від конкретного творця.
Звіти
Кожен матеріально-відповідальний співробітник повинен надати документацію про рух цінностей. Найчастіше використовуються звіти за формами МХ-20 і МХ-20а. Перший документ застосовується при сортовому методі обліку, другий - при партійному. У звіті за ф. МХ-20 записи вносяться по кожному прибутковому/видатковому бланку, а також по залишках всього асортименту виробів. Документ подано у вигляді оборотно-сальдової відомості. Форма МХ-20а заповнюється за асортиментом (найменуванням) із зазначенням загального обсягу ТМЦ з приходу/витрати за день або інший період, згідно з підсумками накопичувальних паперів, що додаються до звіту. При невеликій номенклатурі і оборотах цінностей допускається не оформляти журнали. Замість них, дозволено використовувати місячні звіти за вказаними формами. Якщо система обліку переміщення товарно-матеріальних цінностей та їх залишків, що використовується на підприємстві, дозволяє отримати достовірні та своєчасні відомості, а також забезпечити ефективний контроль на місцях зберігання, картки можна не оформляти. Однак у будь-якому випадку необхідні звіти про рух ТМЦ. Їх також оформляють матеріально-відповідальні співробітники складу. На кожному документі проставляється підпис. Як і в інших випадках, звіти перевіряються бухгалтерією.