Що таке службова записка і для чого вона потрібна

Що таке службова записка і для чого вона потрібна

Більшість людей повнолітнього віку є працівниками в тій чи іншій організації. Люди звертаються до начальства з проханнями або побажаннями через заяви або службові записки. Опишемо процес складання та передачі документів для керівника.

Що це таке?

Для початку необхідно розібратися в тому, що собою являє службова записка. Це документ, який є внутрішнім або зовнішнім, залежно від функцій і адресата. Така службова записка найчастіше адресована вищій особі від її підлеглих і є свого роду проханням, зауваженням або пропозицією.

Залежно від сенсу службової записки вона може бути доповідною, пояснювальною, пояснювальною або аналітичною.

У цьому документі найчастіше висвітлюються технічні або господарські проблеми, дається опис спірних ситуацій або надається пояснення, яке вимагає від вас начальство. Головна відмінність службової записки полягає в тому, що в ній не тільки обумовлюється суть проблеми, але дано також її докладний опис, а іноді - шляхи вирішення.

Службова і доповідна: подібності та відмінності

Деякі працівники плутають доповідну і службову записки, і це неспроста. Подібність є, проте є і відмінності. Давайте в цьому розберемося. Отже, сенс і тієї, і іншої записки полягає в тому, щоб повідомити начальству про якесь збої в роботі. Однак у доповідній найчастіше повідомляється про проблему, а в службовій записці є ще й прохання її усунути, а іноді вказуються і шляхи вирішення тієї чи іншої проблеми.

Створення службових записів для начальства

Найчастіше такі документи надсилаються саме керівництву. Це пов 'язано з тим, що службова записка - це документ, в якому повідомляються будь-які внутрішні проблеми. Приклад службової записки ніде не прописаний, зразка тексту немає, тому їх складають у довільній формі. Найголовніше - описати суть проблеми і пропоновані шляхи її вирішення. На що ще слід звернути увагу, так це на те, щоб ваша службова записка була зареєстрована в організації. Таким чином можна точно упевнитися, що вона дійде до начальства.

Однак ситуації бувають різними. Уявіть собі, що ви пишете службову записку не про поломку техніки, а, наприклад, про співробітника вашої компанії, який у чомусь завинив. Ситуації бувають різними. Ваша службова записка може бути просто "втрачена". Щоб такого не сталося, ви можете підстрахуватися. Складіть службову записку у двох примірниках. Віддайте їх на реєстрацію секретарю і попросіть на вашому екземплярі написати, що записка зареєстрована за таким-то номером, такою-то датою і прийнята до розгляду. Таким чином, навіть якщо ваша скарга "не дійде" до начальства з якихось причин, у вас є підтвердження і її текст.

Обмін службовими записками між відокремленими підрозділами

Іноді службові записки служать засобом спілкування між відокремленими підрозділами однієї і тієї ж фірми. Складання такого документа для іншого підрозділу нічим не відрізняється від записки для керівництва. Єдина відмінність, яка є, - це те, що необхідно вказати самі підрозділи, можна також вказати і адресу. У цьому випадку службова записка все одно є внутрішнім документом.


Шапку службової записки треба оформляти за зразком заяви, яка пишеться на ім 'я керівника. Далі пишеться сам текст, в якому пояснюються всі проблеми конкретного підрозділу. Бажано описати не тільки суть проблеми, а й докладно всі нюанси. Також можна запропонувати способи її вирішення.

Обов 'язково повинні бути зазначені реквізити документа: дата і номер. Це потрібно для того, щоб він став офіційним.

Службові записки в іншу організацію

Однак іноді буває, що вона виступає в ролі зовнішнього документа. Досить поширений випадок написання службової записки - для іншої організації. Таким чином компанії обмінюються необхідною інформацією. Також у цьому випадку службова записка є документальним підтвердженням претензії або прохання.

Такі записки оформляються також у довільному вигляді. До них можуть додаватися ксерокопії необхідних документів. Найчастіше такі записки оформляються на ім 'я директора однієї фірми від голови іншої. У разі переговорів з контрагентом обов 'язково треба оформити два примірники службової записки. Другий примірник з печаткою, підписом і реєстраційним номером треба забрати собі і зберігати цей документ до тих пір, поки проблема не вирішиться.

У разі написання службової записки для іншої організації ви можете у відповідь отримати такий же лист. У цьому нічого страшного немає. Можливо, керівництво не зовсім зрозуміло проблему або прохання, а можливо, просто вирішило запропонувати свій варіант розвитку подальших дій. Таку записку ви повинні також зареєструвати і відреагувати на неї або дією, або відповіддю на прохання. Тому спілкування організацій через службові записки може тривати досить довго.

Як правильно оформити службову записку

Починається документ з найменування організації та даних людини, якому вона призначається, далі вказуються власні дані. Слова "Службова записка" пишуться посередині. Далі з червоного рядка починається текст. Як було зазначено раніше, він пишеться в довільній формі. Наприкінці вказується дата і ставиться підпис з розшифровкою.

Якщо текст службового запису великий, його поділяють на декілька абзаців. У першому з них йде опис проблеми. У другому викладається саме прохання. У разі якщо прохання колективне, в третьому абзаці можна вказати відділ та прізвища тих працівників, які його написали. У цьому випадку підпис на службовій записці ставиться начальником відділу. Окремо можна додати листок з підписом усіх працівників.


Службова записка пишеться на аркуші формату А4, як і будь-яка заява. Підпис повинен бути власноручним, а не факсимільним. Також бажано службову записку оформити зі своїм порядковим номером і датою її складання. Її можна надрукувати і на комп 'ютері, але навіть у цьому випадку підпис повинен бути особистим.

Надсилання документа за допомогою електронного зв 'язку

Нерідкі випадки, коли в організації ведеться електронний документообіг, і всі прохання і записки необхідно відправляти саме по Інтернету або внутрішній мережі. У цьому випадку лякатися не треба, в цьому нічого страшного немає. Однак для цього бажано мати особистий електронно-цифровий підпис, щоб можна було підтвердити своє прохання.

Або ж можна написати службову записку на аркуші паперу, підписати її і відсканувати. Електронну версію надсилаєте на необхідну адресу і чекаєте відповіді.

Чи завжди потрібно оформляти свою пропозицію письмово

Найчастіше постає питання: а чи можна звернутися до керівництва підприємства в усній формі? Відповідь дуже проста: звернутися усно завжди можна, але чи дасть це якісь результати, невідомо. Письмове ж повідомлення завжди є офіційним документом, незалежно від його змісту та адресата. А ось усне повідомлення - це просто слова, на які може і не бути відповіді.

Тому можна порадити всі пропозиції, пояснення і пояснення для начальства оформляти виключно на папері. Інакше просто можна не отримати відповідної реакції на своє прохання або пропозицію.