Як правильно оформити великий і складний документ? Де взяти приклад пояснювальної записки до проекту курсової або випускної кваліфікаційної роботи? Таке питання цікавить кожного студента. Аналогічні проблеми - у безлічі інших людей - бухгалтерів, платників податків і так далі.
Що це таке
Пояснювальною запискою називають документ, що надає загальну інформацію на тему дослідницького проекту або будь-якої документації (податкової, бухгалтерської тощо). Її зміст має відповідати тому документу, до якого вона додана.
Чи існує пояснювальна записка-зразок до проекту дипломної роботи студента? Є загальні правила написання такого роду текстів. Складаються вони в друкованому вигляді на паперових аркушах формату А4. Якщо сторінок більше, ніж одна, їх переплітають у прозору обкладинку і обов 'язково нумерують, починаючи з титульного аркуша. Причому на першій сторінці номер не ставиться.
Номери розташовуються в нижньому полі всіх інших сторінок по центру. За темою змісту пояснювальної записки існують лише загальні нормативні вимоги.
Яку інформацію несе пояснювальна записка до проекту
Частина відомостей, що включаються до неї, має обов 'язковий характер, інші - лише рекомендаційний. Її текстовий зміст, як правило, чітко структурований і складається з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів і переліків.
Стиль викладу цього документа неодмінно повинен бути офіційно-діловим, інформація - чіткою, ясною, що допускає лише однозначне тлумачення. Всі абревіатури та терміни, що використовуються, не повинні відхилятися від встановлених стандартів.
Часто пояснювальна записка до проекту має програми у вигляді різноманітних схем, таблиць, графіків або креслень. Крім того, у додатку можуть знаходитися докладні описи методик розрахунків та списки додаткових джерел інформації.
Дотримуємося правил
Будь-кому, ким оформлюється пояснювальна записка до дипломного проекту (якщо йдеться про технічний вуз), слід поцікавитися нормами ДЕСТу. Крім того, у кожному навчальному закладі найчастіше є власні розробки та методичні рекомендації щодо оформлення дипломних та курсових робіт і пояснювальних записок до них. Подібну довідкову літературу студенти та учні мають можливість отримати в бібліотеках своїх освітніх закладів.
У самому загальному вигляді стандартна пояснювальна записка до проекту складається з титульного аркуша з основними даними про виконавця та виконану роботу, отриманого від наукового керівника завдання, анотації, що містить короткий виклад всіх розділів, почесничного змісту, введення з коротким оглядом розглянутої теми, основної частини, висновку (неодмінно з висновками), списку використаних у роботі джерел, а також згаданої вище програми з кресленнями, графіками та таблицями.
Існують і схожі документи іншого роду, наприклад, пояснювальні записки в податкову службу або ж до бухгалтерського балансу. Вони мають свої особливості і складаються за заздалегідь розробленою формою. У цій статті ми не будемо розглядати такий вид пояснювальних записок, а також аналогічну документацію, що складається до будівельного проекту. Повернемося до наших студентських робіт.
Структура документа
Давайте розглянемо, виконання яких вимог передбачає пояснювальна записка до курсового проекту (диплома) учня або студента. Почнемо з титульного листа. У його верхній частині обов 'язково має бути наведено найменування навчального закладу (по центру), сформульована тема роботи із зазначенням навчальних предметів. А нижче - прізвище та інші дані студента, учня, а також інформація про керівника. Внизу в центрі сторінки вказується рік написання роботи і найменування населеного пункту, де вона виконана.
Наступний розділ - зміст. Воно містить не менше чотирьох головних частин. Це введення, основна частина, висновок, а також список літератури, яка використовувалася для роботи над проектом. Якщо передбачається наявність додатків, вказівки на них повинні міститися в змісті.
Що написати у введенні? Типовий зміст даного розділу полягає в обґрунтуванні актуальності позначеної теми, причиною якої, як правило, виявляється недостатня кількість наукових розробок в досліджуваній області, складність вивчення, теоретична і практична цінність матеріалу.
Важливість теми проекту слід обов 'язково підкреслити або з наукової, або з практичної точки зору. Метою роботи, позначеної у введенні, зазвичай вказується одне і те ж - вирішити спільну задачу проекту з перерахуванням провідних до цього локальних завдань. Введення рідко перевищує одну сторінку.
Тіло документа
В основній частині міститься той матеріал, який обраний студентом або учням для вирішення основної проблеми проекту. Інформація зазвичай поділяється на параграфи і може мати обсяг від 5 і більше сторінок.
Важливо, щоб вміст основної частини складався не тільки з аналізу зібраних відомостей, а й включав коментарі студентів, які висловлюють свою думку на тему. Зразковим змістом основної частини може стати висвітлення історії питання, безпосередній опис проблеми або гіпотези, досить детальна інформація про шляхи вирішення або методи дослідження з наведенням результатів підсумків роботи.
У заключній частині студент або учень має сформулювати власні висновки на базі виявлених та розглянутих в основній частині фактів та підкреслити досягнення поставлених цілей. Висновок, як правило, не займає більше однієї сторінки тексту. Пояснювальна записка до проекту закінчується списком використаних джерел літератури, який складається за формальним шаблоном.
В алфавітній послідовності перераховуються енциклопедії, книги, підручники, газети, журнали, а також адреси інтернет-сторінок із зазначенням автора або групи таких, назвою, роком і місцем видання джерела, кількістю сторінок. Згаданих у списку ресурсів має бути не менше шести.
Як може виглядати проект
Захищений проект може бути представлений в електронному вигляді як презентація Power Point, текст у форматі Word, відеоролик, локальна версія сайту або посилання на нього тощо. Крім того, проект може бути завантажений на портал або записаний на оптичний диск з додатком вихідних даних (припустимо, у вигляді титульного слайду).
Пояснювальна записка-зразок до проекту в її класичному варіанті виконується на папері і підшивається в скоросшиватель (попередньо вона роздруковується, перевіряється і підписується керівником). Друк виконується на аркушах формату А4, до оформлення пред 'являються вимоги, що містяться в ГОСТі.
Зокрема, шрифт береться Times New Roman з розміром 14, вирівнюванням за шириною, відступом 1,25 см. Основні заголовки повинні бути оформлені в стилі "Заголовок 1" ". У головній частині використовуються заголовки рівнів 2 і 3. Кожен розділ знаходиться на новій сторінці.
Якщо є слайди з ілюстраційним матеріалом, текст повинен містити посилання на них. У програмі розміщуються графіки, таблиці та діаграми. Можливе оформлення (якщо це видавничий продукт або т. п.) в паперовому вигляді - як план, креслення або стендова доповідь. На вимогу керівника в подібному форматі може бути представлений будь-який допоміжний графічний матеріал.
Сама тема проекту формулюється грамотно в стилістичному відношенні. Назва теми не повинна містити ненаукових термінів, занадто спрощених формулювань або, навпаки, зайвої наукоподібності.
Пояснювальна записка до проекту за технологією
Припустимо, нам з вами належить захищати роботу творчої спрямованості. Наведемо приклад пояснювальної записки до проекту за технологією. У такій роботі учень демонструє навичку використання теоретичної інформації, для чого підбирає матеріал з обґрунтуванням вибору тематики, змістом історичних відомостей, встановлених нормативів витрат необхідних матеріалів та іншої потрібної інформації.
Сама робота складається з готового виробу та супровідного документа з розрахунковими даними. Пояснювальна записка до творчого проекту повинна бути акуратно оформлена на папері формату А4 (заповнюється лише одна сторона аркуша). Ліворуч залишаються поля: 3 см зверху і знизу - 2 см, праворуч - 1,5 см. Титульний лист оформляється згідно з вищенаведеними правилами.
Основний вміст поділяється на розділи і підрозділи, кожен з них починається на новому аркуші. Всі підрозділи містять обґрунтування вибору варіантів виконання та обов 'язкові заходи з техніки безпеки. Рекомендується заповнювати сторінку повністю. У заголовках слова не переносяться. У разі довгого заголовка вони розділяються.
Оформлюємо текстову частину
Текст розташовується нижче за заголовком на 3 або 4 інтервали. Не можна розміщувати заголовок або підзаголовок внизу сторінки, а текст на наступній: Невеликі опікунки допустимо виправляти за допомогою білої фарби або підчистки. Всі аркуші, з яких складається пояснювальна записка до проекту за технологією, повинні бути пронумеровані із зазначенням у змісті номерів аркушів, на яких починаються підрозділи. Заключний аркуш з переліком літератури, що використовується, друкується окремо, нумерується поряд з іншими і включається до змісту.
Творчий проект, як правило, містить ілюстрації у вигляді діаграм, фотографій, малюнків тощо. Їх можна розташовувати в тексті або ж кожен на окремому аркуші. У першому випадку зображення слід помістити якомога ближче до уривку, який воно ілюструє.
Найзручніше розташувати графічні файли в кінці відповідного тексту або як програму (окремо після всієї текстової частини). Нумерація у всіх випадках повинна мати місце.
Дрібниць не буває!
Загальний стиль пояснювальної записки повинен витримуватися в суворому кольорі з використанням чорно-білої графіки. Ви можете виділяти певні компоненти кольором під час порівняння. Програми, на які даються посилання, в тексті нумеруються. Наприклад, "Додаток 1".
Мета проекту, позначена у введенні, повинна бути сформульована чітко, лаконічно, доступною мовою, в ідеалі - однією фразою. Нижче можливе пояснення у вигляді розкладання на ряд послідовних завдань. Перераховуються умови, за яких мета може бути досягнута із зазначенням всіх можливих учасників процесу.
Не слід забувати при складанні введення охарактеризовувати всі основні офіційні та літературні джерела інформації. І, як вже було згадано, важливо не забути підкреслити актуальність даного проекту. Всі, що містяться в основній частині варіанти рішення повинні бути оцінені, вибір одного з них - логічно обґрунтований. Необхідно включити в роботу повний список застосовуваного обладнання із зазначенням норм техніки безпеки при його експлуатації.
Інші рекомендації
Технологічна частина проекту повинна містити послідовність і при необхідності графічне зображення кожного етапу обробки виробу. Креслення формату A4 виконуються згідно з державними стандартами. Нижче проект повинен містити необхідну оцінку з економічної та екологічної точок зору. А також розрахунок собівартості виробу, що виготовляється.
Даний розрахунок містить в собі передбачувану ціну виробу і планований прибуток з урахуванням витрати матеріалів, трудовитрат, енергетичних ресурсів. Екологічне обґрунтування має містити варіанти використання отриманих під час роботи відходів, відсутність негативного впливу на навколишнє середовище.
До творчого проекту зазвичай додається рекламний проспект. Він може складатися з товарного знака виробника і короткої презентації виробу, що складається з декількох рекламних фраз. Як товарний знак приймається емблема з комбінації малюнків, слів або окремих букв, наприклад, ініціалів. Назвою виробу може бути його призначення або довільне поняття. Опис необхідно зробити якомога коротшим (в межах 20-30 слів), рекламний слоган слід придумати яскравим, привабливим і таким, що підкреслює основне призначення предмета.