Графік Парето - дуже корисний інструмент, що ілюструє основні причини ситуації, що складається. Аналіз Парето - це процес ранжування для визначення того, які з багатьох можливостей слід використовувати в першу чергу. Він також відомий як "відділення життєво важливих небагатьох від тривіальних багатьох". Діаграма Парето показує відносну частоту дефектів в ранговому порядку і забезпечує інструмент визначення пріоритетів. Тому з її допомогою можна організувати ефективні заходи щодо вдосконалення будь-якого процесу.
Просто про аналіз дефектів
Теорія виникла 1897 року, коли італійський економіст на ім 'я Вілфредо Парето створив формулу, що представляє нерівномірний розподіл багатства, що пізніше стало відомо, як правило Парето (або правило 80/20). Багато хто чув його висловлювання, що 20% людей викликають 80% проблем. Цей принцип почали застосовувати для аналізу дефектів, відокремлюючи "істотні небагато" від "тривіальних багатьох". Нижче наведено приклад дефектів фарби з заводу автомобільного складання.
Після розгляду вищенаведеної діаграми, немає питання, який аспект для успішної роботи необхідний в першу чергу. Однак графік побудований тільки на базі одного виміру - витрати. У ньому видно, що на показник досягнення найвищих доходів впливає найбільше порушення термінів поставки, а пошкодження при перевезеннях практично не впливають на прибутковість. Щоб підвищити її, ймовірно, найвищим пріоритетом буде заходи щодо усунення порушень термінів поставки.
Можна створювати графік, використовуючи практично будь-яку електронну таблицю або програмне забезпечення. Вони часто будуються з горизонтальними смугами і без загальної процентної лінії, як показано нижче.
Правило 80/20
Графік Парето - це механізм, що дозволяє зосередити увагу на пріоритетах при прийнятті рішень. Це хороший комунікаційний інструмент, який описує дані в простій і зручній для читання формі. Він допомагає вивчати та аналізувати частоту події в процесах та ідентифікувати найбільших учасників.
Переваги використання діаграм Парето в економічному плані:
- Розбиває велику проблему на дрібні частини.
- Визначає найважливіші фактори, показує, на чому зосередити зусилля для досягнення цілей.
- Дозволяє краще використовувати обмежені ресурси.
Ці особливості допомагають виділити кілька основних проблем з безлічі ймовірних, щоб зосередити зусилля з поліпшення, впорядкувати дані відповідно до пріоритету, визначити, які проблеми найбільш важливі.
Побудова діаграми Парето може відповісти на такі запитання:
- Які найбільші проблеми, що стоять перед командою або бізнесом.
- Які 20% джерел виробляють 80% проблем.
- Де повинні зосередити зусилля на досягненні найбільших успіхів.
Визначення пріоритетів
Цей підхід використовується, щоб встановити, з якими питаннями людина може зіткнутися в першу чергу, наприклад, отримавши нову посаду. Не є дивним той факт, що новопризначений керівник успадковує цілу низку проблем, які потребують першочергового інтересу. В ідеалі він захоче зосередити свою увагу на вирішенні найбільш важливих питань. Але як правильно їх визначити?
Аналіз діаграми Парето - це простий спосіб встановлення пріоритетів можливих трансформацій шляхом виявлення проблем, які будуть усунені після реалізації змін. Використовуючи цей підхід, можна встановити пріоритети окремих змін, які будуть найкраще вдосконалювати ситуацію. Аналіз Парето використовує принцип 80/20. За допомогою цього інструменту треба спробувати знайти 20% процесів, які забезпечать 80% результатів.
При побудові діаграми Парето якість бази даних має першочергове значення. Правильно побудований графік наочно ілюструє відсутність симетрії, яка може виникнути між виконаною роботою і досягнутими результатами. Наприклад, 13% її можуть генерувати 87% прибутку. Або 70% проблем можна вирішити, маючи справу з 30% причин.
Принцип створення інструментів
Перед побудовою діаграми Парето потрібно виконати підготовчу роботу. Порядок операцій:
- Визначити список проблем, які необхідно вирішити. Поговорити з клієнтами і членами команди, щоб врахувати їх думку.
- Визначити кореневу причину кожної проблеми. Такі методи, як "" мозковий штурм "", "" 5 чому "", "аналіз причин і наслідків" "і" "аналіз кореневих причин" "допоможуть з цим впоратися і описати математично кожне питання. Використовуваний метод підрахунку залежить від завдання, яке потрібно вирішити. Наприклад, якщо поліпшується прибуток, можна описати питання на основі того, скільки він коштує. Як альтернативу (якщо потрібно підвищити задоволеність клієнтів) можна зарахувати їх на основі кількості скарг, усунених шляхом вирішення проблеми.
- Згрупувати проблеми з причин. Наприклад, якщо три проблеми викликані нестачею персоналу, помістіть їх в одну групу. Виставити оцінки для кожної групи. Додати бали для причин. Група з найкращими показниками - найвищий пріоритет, а з найгіршими - низький.
- Розібратися з причинами, що стосуються пріоритетної проблеми або їх групи. Потрібно мати на увазі, що проблеми з низьким пріоритетом, можливо, навіть не варті занепокоєння, так як їх рішення може коштувати більше, ніж результат від їх вирішення.
10 кроків для створення графіків
Для побудови діаграми Парето використовують три стовпчики, наприклад: тип дефектів, їх кількість і сукупний відсоток. Графік повинен відповісти на питання, які з цих 20% дефектних типів становлять 80% розглянутої бізнес-проблеми. Після побудови графіка приступають до діаграми.
Процес побудови:
- Визначають класифікацію графіка. Якщо бажана інформація відсутня, можна отримати її шляхом розробки контрольних аркушів. Вибрати часовий інтервал для аналізу. Інтервал повинен бути досить довгим, щоб відповідати типовій продуктивності.
- Визначити загальні події, наприклад, вартість, дефекти тощо. Для кожної категорії визначити загальну суму. Якщо є кілька категорій, які становлять лише невелику частину від загальної суми, краще згрупувати їх у групу під назвою "Інше".
- Обчислити відсоток для кожної категорії шляхом ділення загальної суми на загальну кількість і помножити на 100.
- Ранжувати категорії від найбільших підсумкових подій до найменших.
- Обчислює сукупний відсоток.
- Побудувати діаграму з лівою вертикальною віссю.
- Помістити відповідну мітку на вісь.
- Накреслити праву вертикальну вісь (від 0 до 100%), при цьому 100% з правого боку буде тієї ж висоти, що і загальна сума з лівого боку.
- Позначити горизонтальну вісь іменами категорій. Позначити точки, що представляють кількість кожної категорії. Побудувати колонки, висота яких визначається лівою вертикальною віссю.
- Намалювати лінію, яка показує кумулятивний процентний стовпчик таблиці аналізу Парето.
Сукупна відсоткова лінія визначається правою вертикальною віссю.
Створити таблиці в Excel
Щоб зробити діаграму Парето в Excel, спочатку потрібно підготувати дані. Як тільки дослідник має значення для кожної причини, можна легко вирахувати кумулятивні відсотки, використовуючи формули Excel. І також потрібна фіктивна серія для відображення "зрізу%" в діаграмі, можна вибрати будь-який формат, який буде зручний для користувача.
Підготувавши дані, будують діаграму Pareto простим 5-ступінчастим процесом:
- Накреслити діаграму стовпчика, використовуючи показники важливості причини. Додати кумулятивний% s до діаграми як рядок. Вибрати третій стовпчик, натиснути ctrl + c (копія).
- Виберіть діаграму і натисніть ctrl + v (paste). Excel додасть ще один стовпчик до діаграми. Просто вибрати його і змінити тип серії на лінійну діаграму. Пересунути кумулятивну частину% s на вторинну вісь. Вибрати лінійну діаграму, перейти до "1916 at data series" (можна натиснути ctrl + 1) і змінити вісь для цієї серії від первинної до вторинної. Додати скорочення% до діаграми Парето в Excel.
- Вибрати четвертий стовпчик у таблиці даних, скопіювати і вставити його в діаграму. Це має бути вставлено як нова лінійна діаграма.
- Якщо стовпчика немає, виконати ще раз крок 2.
- Нарешті, відрегулювати форматування, щоб зробити фінальну опцію. Налаштувати форматування діаграми, щоб виконати її більш презентабельною.
Програмне забезпечення
Створення діаграми Парето - це не дуже складний процес навіть без спеціального програмного комплексу. Однак багато хто користується спеціальними програмами. Особливо широке поширення має просте програмне забезпечення Minitab, яке автоматично створює діаграму Парето, вибравши Stat > Quality Tools > Pareto Chart або Assistant > Graphical Analysis > Pareto Chart. Необхідно отримати дані, в яких кожне спостереження записується в окремому рядку робочого аркуша або зведених даних, в яких підраховується кількість очок для кожної категорії.
Порядок операцій:
- Зібрати вихідні дані про проблему.
- Переконатися, що отримана інформація повністю представляє дослідницький процес. Наприклад, якщо підраховується кількість предметів, що повертаються в магазин електроніки за певний місяць в декількох районах, то не повинні збирати дані тільки з одного магазину, а використовувати для прийняття рішень дані всіх точок реалізації.
- Підтвердити дані і додати спостереження в кожну з категорій.
- Дати назву горизонтальній і вертикальній осям.
- Зробити ширину всіх горизонтальних смуг однаковими і назвати категорії в порядку від найбільшої до найменшої.
- На вертикальній осі використовувати цілі цифри, які трохи перевищують рейтинг вищої категорії і включають в себе блок вимірювання.
- Створити панелі категорій за допомогою вертикальної вісі. Намалювати стовпчики для кожної, які відповідають розрахункам.
- Забезпечити ширину кожного стовпчика однаковою.
- Додати кумулятивні рахунки і рядки.
Шаблони діаграм Pareto
Хоча вони можуть бути легко розроблені, далеко не всі мають можливості зробити це самостійно. На щастя, користувачі можуть скористатися шаблонами і створювати діаграми і в Microsoft Excel.
Це дуже зручно для аналізу. Дозволяє легко вилучати рядки, копіювати та вставляти їх, не портя вихідні формули.
Під рукою шаблони можна використовувати діаграми Pareto в будь-якій галузі, наприклад, для управління запасами. Так 20% продажів припадає на 80% запасів продуктів. Або можна проаналізувати сукупний внесок у продажі серед магазинів і регіонів.
Для ефективності використовують подвійну вісь графіка. При цьому завжди можна їх відформатувати.
Застосування графічного методу
Діаграма Парето - це інструмент базової якості, який допомагає виявляти найбільш часті недоліки, скарги або будь-який інший фактор, який можна врахувати і класифікувати. Вона допомагає візуалізувати, які фактори становлять 20 відсотків, які є життєво важливими, а які "тривіальними багатьма".
Відповідно до закону Парето, кумулятивна лінія різко зростає для перших декількох типів дефектів, а потім вирівнюється. У тих випадках, коли смуги приблизно однакової висоти, сукупна процентна лінія спрощує порівняння категорій. Вона застосовна до дуже широкого кола ситуацій як в рамках поліпшення якості, так і за його межами. На рівні керівництва або управління метод може використовуватися на початку нового раунду поліпшення якості, щоб з 'ясувати, які бізнес-проблеми відповідають за більшість скарг або втрат, і виділяти ресурси для поліпшення.
Перед тим як побудувати в Excel діаграму Парето, потрібно ідентифікувати проект і зібрати команду для поліпшення проблеми. Вона може допомогти вибрати відповідні області, на яких потрібно зосередитися. Це важливо, тому що більшість бізнес-завдань вельми багатогранні.
Наприклад, затримки доставки можуть виникати з різних причин: від механічних збоїв і нещасних випадків до помилок введення даних і проблем з постачальниками. Якщо є багато можливих причин, на яких може зосередитися команда, розумно збирати дані про те, на які категорії припадає найбільша кількість інцидентів.
Метод діаграми Парето може бути дуже корисний при вирішенні конфліктів. У членів команди можуть бути різкі розбіжності щодо того, як діяти, що також потрібно враховувати.
Приклад аналізу проблем виробництва
Розгляньмо можливості діаграми Парето. Приклад, в якому показано розрахунок управління процесом. Покупець придбав у власність невдалий сервісний центр з безліччю проблем, які необхідно вирішити. Його мета - підвищити загальну задоволеність клієнтів. Вивчаючи проблеми виробничого процесу, була складена таблиця.
Господар об 'єднав проблеми разом (кроки 4 і 5). Він оцінив кожну групу за кількістю скарг і оформив рядки чином: Відсутність навчання (5 і 6) - 51 скарга. Занадто мало обслуговуючого персоналу (1 і 2) - 21 скарга. Погана організація і підготовка (3 і 4) - 6 скарг.
Як бачимо, власник отримає найбільші переваги, надавши персоналу більше навчання. Як тільки це буде зроблено, варто подумати про можливість збільшення числа співробітників в Call-центрі. Однак, можливо, це не буде необхідно, оскільки кількість скарг може знизитися, а навчання має допомогти людям бути більш продуктивними.
Проводячи аналіз Парето, власник може зосередитися на навчанні як на проблемі, а не поширювати свої зусилля на навчання, приймати нових співробітників і, можливо, встановлювати нову комп 'ютерну систему, щоб допомогти інженерам бути більш підготовленими.
Ключові моменти
Аналіз Парето - це простий спосіб визначення пріоритетності роботи з вирішення проблем. Щоб використовувати аналіз, потрібно вміти визначити проблеми та їх причини. Потім оцінити кожну і згрупувати їх за причинно-наслідковими ознаками. Потім додати оцінку для кожної групи і почати роботу над пошуком вирішення проблем у групі з найвищою оцінкою.
Аналіз не тільки показує найважливішу проблему для вирішення, але і дає оцінку, наскільки серйозною вона є. Діаграма Парето - проста у використанні і потужна графічна підказка на ранніх етапах вирішення проблем. Вона є ефективною стратегією зниження складності проекту.